تدوينة 017أنظمة الأعمالدقيقة واحدة للقراءة
سير عمل الموافقات: مكتب بلا أوراق
كيف تتحوّل الطلبات والموافقات والاعتمادات التي تسير على الورق أو بالبريد الإلكتروني إلى سير عمل يبيّن أين وصل كل طلب.
طلبات الإجازة، وأوامر الشراء، ومطالبات المصروفات، واعتماد المستندات: في كل شركة طلبات تحتاج إلى موافقة شخص ما. وحين تسير على الورق أو بالبريد الإلكتروني، تضيع، وتنتظر على مكتب أحدهم، ولا تترك سجلاً بمن وافق على ماذا.
ما الذي يفعله سير العمل
يحوّل سير العمل كل طلب إلى سجلّ ينتقل عبر خطوات محدّدة. يملأ صاحب الطلب نموذجاً واحداً. ويُبلَّغ الشخص المخوّل بالموافقة، فيوافق أو يرفض، وتبدأ الخطوة التالية من تلقاء نفسها. وفي أي لحظة، يستطيع كل من يعنيه الأمر أن يرى أين وصل الطلب.
ما الذي يتغيّر
- لا شيء ينتظر على مكتب دون أن يراه أحد: لكل طلب مسؤول وحالة
- كل قرار يُسجَّل، ومعه من اتخذه ومتى
- تُطبَّق القواعد نفسها في كل مرة
- تقارير الطلبات تأتي من النظام، لا من الذاكرة
تصميم سير عمل
ابدأ بطلب واحد يتكرر كثيراً ولا يسير بسلاسة. اكتب من يطلب، ومن يوافق، وما المعلومات اللازمة، وما الذي يحدث بعد الموافقة. تصبح تلك الخطوات سير العمل، ثم يخدم النمط نفسه النوع التالي من الطلبات.
جزء من نظام أكبر
نادراً ما يبقى سير العمل وحده طويلاً. فمكانه الأنسب داخل نظام إدارة يحفظ أيضاً ما تتعلّق به تلك الطلبات من أشخاص أو مخزون أو طلبيات، مع لوحة مؤشرات تعرض ما هو معلّق.
تابع الاستوديو
العمل الذي تتحدث عنه هذه التدوينات، وهو يُصنع: قطع تخرج من الطابعات، وأنظمة تبدأ العمل.
